Flores, lista de invitados, los vestidos, encontrar el lugar perfecto… Son tantas las cosas a tener en cuenta en una boda, que sólo pensarlo puede hacer que huyas cual novia a la fuga. Pero tenemos la suerte de contar con una wedding planner en Vigo con muchos trucos bajo la manga para hacer realidad tu boda perfecta . Ella es Helena y hoy nos habla de su proyecto de organización de eventos: Helte Design. 

Las bodas: ¿cuestión de felicidad o hiperventilación?

El día de mi boda fue uno de los más divertidos y especiales de mi vida. Sí, se que suena a tópico como una catedral. Pero hace ya años (dejémoslo en indeterminados) de ese momento, y lo recuerdo tan pistonudo como si hubiese sucedido ayer.

Ahora, si me preguntas si repetiría, mi respuesta es un rotundo no. Porque es recordar todo lo que supuso en tiempo, quebraderos de cabeza y discusiones con la familia hasta llegar a ese día, y ponérseme los pelos como escarpias, amigos.

Por eso ahora en la realidad de los mundos idílicos de las redes sociales cuando veo estampas de bodas perfectas, con grupos de música,  decenas de mesas de degustación y hasta tiovivos y pianos, sólo pienso que detrás de toda ese paraíso ceremonial tiene que haber truco. Y sí, detrás de muchas de esas bodas actuales hay hadas madrinas haciendo su magia tras bastidores. En Vigo, tenemos a una de ellas. Experta en crear bodas sencillas, cargadas de elegancia. Parecen de cuento de hadas, pero tienen mucho trabajo, planificación y conocimiento detrás. Ella es Helena Termenón y conociendo su trabajo como wedding planner en Helte Design, ya hace que una se replantee lo de volver a decir “sí, quiero”.

Si te vas a casar, o estas pensando en organizar un evento por todo lo alto, antes de entrar en estrés por organización, te aconsejo que eches un ojo y conozcas a Helena y su magia.

La entrevista a Helena (Helte Design)

Del papel en blanco a los momentos emotivos: la magia de la wedding planner.

Helena, ¿cuánto tiempo llevas metida de lleno en Helte Design? 

Oficialmente un año y medio. La idea la tenía desde hace tiempo atrás. Antes de oficializar cualquier proyecto personal hay mucho trabajo detrás de reflexión y planificación. Yo aproveche mi Trabajo Fin de Grado de mi carrera (Publicidad y Relaciones Públicas) para presentar una idea como esta, porque ya entonces rondaba en mi cabeza hacer algo relacionado con eventos en mi futuro profesional. Y gracias a ello tuve de partida mucho trabajo avanzado en investigación y estructura.

¿Qué hacías antes de dedicarte a ser wedding planner?

Trabajaba en departamentos de comunicación de grandes empresas, y también fui responsable de comunicación en una agencia de publicidad. Pero desde que salí de la Facultad ya tenía el gusanillo por, en algún momento, probar a crear algo propio.

¿Qué fue lo que te apasionó de organizar bodas y eventos para meterte de lleno a por ello?

Siempre me gustaron los eventos, pero más que por lo que todos podemos ver y disfrutar en ellos, por todo lo que hay detrás. Me cautivaba el proceso de desarrollo, cuando empiezas con un papel en blanco y una idea, y poco a poco vas montando la estructura hasta crear algo elegante, para el disfrute de todos. Y la parte de las bodas cuenta con el factor emocional que no tiene un evento de empresa. Es acompañar a una pareja en un proceso muy bonito, ponérselo fácil para ayudarlos a que lo disfruten. Tiene una esencia mágica.

¿Cómo definirías el trabajo que haces en Helte Design?

Es cierto que aquí el trabajo de las wedding planners es algo que se desconocía hasta no hace demasiado tiempo, pero cada vez está cogiendo más fama, porque las parejas se dan cuenta que necesitan a alguien que les facilite la tarea de crear ese día perfecto, donde no quieres que nada salga mal. Delegan en mí toda esa parte de estrés que supone organizar una boda cuando jamás lo has hecho: el contacto con proveedores, comparar precios, la logística y organización… Todo lo dejas en manos de una persona formada y preparada para ello. De esa forma los novios pueden disfrutar de la parte sencilla del proceso: elegir las opciones que les aportamos, siempre basándonos en sus gustos y deseos.

En una organización de boda se dedica mucho tiempo y esfuerzo, mucho dinero en algunas ocasiones y con la presión de que todo salga perfecto. Mi trabajo ayuda a que todo eso que tu piensas se convierta en realidad, quitándote de encima el estrés y la presión por conseguirlo. 

Pero hasta no hace mucho todos nos los guisábamos y nos lo comíamos para organizar por nuestra cuenta nuestros propios eventos, ¿qué ha cambiado para que un trabajo como el que haces en Helte Design sea fundamental?

Básicamente dos razones: la falta de tiempo y el deseo de personalización.

Ahora los dos miembros de la pareja tienen las agendas profesionales y personales más apretadas, lo que reduce las posibilidades de hacer visitas. Tienes menos tiempo de búsqueda de proveedores y opciones para montar la boda tal y como te la imaginas. Contando con una wedding planner que se encargue de esa parte farragosa del trabajo y que sólo te muestre esas opciones que ya han pasado su filtro y que más se ajustan a ti en cuanto a estilo, deseos y presupuesto ganas en tiempo y eliminas quebraderos de cabeza. 

Y los novios ahora quieren personalizar al detalle su día. Antes las bodas llevaban procesos de organización estándar. Existía un guión establecido en el que una vez que elegías el lugar del evento, todo lo demás venia casi de serie. Bastaba con elegir detalles florares, vestidos e invitaciones.  Los novios en la actualidad buscan elegir absolutamente todo para adaptarlo a la idea y estilo de ceremonia con la que sueñan.  Desde las servilletas, a la decoración ambiental, la temática del evento o incluso el traer elementos adicionales de ocio.

¿Y qué hace de Helena una wedding planner especial? ¿Cuál es tu valor diferenciador en tu trabajo?

Intento que mi trabajo sea sencillo y elegante. Me gusta pensar fuera de ese cuadrado que tenemos estipulado para el sector de las bodas, donde parece que mucho siempre es mejor. Yo apuesto por el menos es más.  Buscar detalles sencillos, que pueden parecer poco majestuosos, pero con el buen gusto como aliado adquieren una dimensión romántica y elegante que se aproxima a esas bodas de cuento. Las de los finales felices.

Bodas de cuento y redes sociales: ¿aspiramos a lo imposible?

He llegado a ver en redes sociales bodas con una estructura equiparable a la de un parque temático: tiovivos como divertimento para los invitados, vídeos y montaje en formato cine sobre el evento… ¿todo esto está al alcance de todos los bolsillos?

Más que una cuestión económica pura y dura, es saber adaptar las ideas a cada bolsillo. Un tiovivo siempre va a valer lo que vale, pero tú puedes jugar con la idea de feria, encontrando elementos y creando escenas que reflejen ese concepto, pero dentro de ese presupuesto. Yo siempre aconsejo a las parejas que no tengan miedo a pensar que algo es imposible. Que no dejen proponer o preguntar lo que tienen en mente. Se puede hacer mucho con muy poco.

Al final, el truco de un buen wedding planner es saber cómo ofrecer a los novios lo que buscan, pero ajustándose a sus posibilidades. Puede que haya elementos concretos que no entren en tu presupuesto, pero trabajando y buscando opciones se puede conseguir reflejar el mismo concepto.

Vuestra magia está ahí: en hacer viable lo que parece imposible para alguien que nunca ha organizado una boda. 

Exacto. Desde elegir una flor similar a otra, pero que puedes conseguir por la mitad. O alquilar elementos en lugar de comprarlos. Son recursos con los que las wedding planner trabajamos día a día, sabiendo a qué proveedores recurrir para cada elemento, y cómo combinar todas esas referencias para hacer realidad la idea que me plantean los novios cuando me visitan por primera vez.

La vida de la wedding planner: anécdotas y consejos.

Hablemos de recuerdos y anécdotas: ¿qué ha sido lo más raro que te han pedido y lo más emocionante que has vivido?

Raro, por ejemplo, una espada láser real tipo Star Wars para cortar la tarta. O en una boda donde la temática central eran los cactus, los novios consiguieron que el catering se inventase un chupito de cactus para que todo fuese acorde con la línea seguida en el evento. Se inventaron un producto nuevo, pero también ha sido algo a añadir en su carta para futuras celebraciones.

Como momento emocionante recuerdo mi primera boda grande. Surgió un vínculo especial con la pareja de novios, porque estuvimos tiempo preparándola. Por desgracia, el día de la boda coincidió que la madre de la novia estaba hospitalizada. El hermano hizo una videollamada en la ceremonia para que la madre pudiese estar presente de algún modo. Acabamos todos llorando de emoción.

¿Qué consejos das a todos tus novios a la hora de trabajar mano a mano definiendo la boda de sus sueños?

Lo primero, tranquilidad. Contamos con tiempo suficiente por delante y han decidido contar con alguien que sabe lo que hace y tiene los recursos para montar esa idea que tienen en su cabeza. Y una vez que se quitan la presión de encima, ya sólo les queda disfrutar y dejarse llevar. Al final es algo que sólo pasa una vez en la vida y merece la pena que los recuerdos que tengas no sólo de la boda, sino de todos los pasos hasta ese día, sean de los mejores.

También les digo que se decidan por lo que ellos y sólo ellos quieren hacer del día de su boda. Que dejen a un lado los compromisos con padres o familiares y piensen que los protagonistas son ellos.

¿Cómo está siendo la acogida de un proyecto como Helte Design en Vigo desde que has arrancado?

El feedback más importante que tengo por ahora es a nivel proveedores y colaboradores. Darnos a conocer no es tarea fácil. Hay muchísimo trabajo que hacemos conjuntamente para promocionarnos. Montamos editoriales con los que mostramos de forma gráfica cómo es nuestro trabajo y los resultados que se puede conseguir cuando colaboramos todos juntos desarrollando un evento: organizadores, catering, fotógrafos, floristas… La acogida que ha tenido un proyecto como Helte Design dentro del sector está siendo muy buena. Nunca pensé que todos esos proveedores que yo seguía previamente y admiraba, referentes en este mundo, contasen conmigo de forma tan rápida para trabajar mano a mano. Para mí está siendo muy motivador.

¿Es difícil planear un evento o boda en tiempos de COVID? 

Sí que lo es. El sector ha sufrido mucho. La limitación de aforo, la distancia social y todas las normas que implica protegerse de un virus como este complican el desarrollo habitual de nuestro trabajo. Poco a poco parece que la gente va cogiendo ganas y confianza, pero las reglas del juego han cambiado.  Los aforos son menores, debes hacer acciones más sencillas y ser muy precavida con todas las medidas de protección. Pero la ilusión se mantiene. Y aunque a veces tengamos la sensación de que remamos contracorriente, soy optimista.

A pesar de la incertidumbre, mi trabajo como wedding planner también me convierte en especialista en solventar obstáculos. Nos adaptamos a la nueva normalidad y buscamos alternativas, planes B que satisfagan a nuestros novios. Esto es una garantía para quien en estos momentos confía en un trabajo como el mío. Hay novios que, sin contar con una wedding planner y agobiados por no ver posibilidades para organizar su evento en la nueva normalidad, han cancelado su boda. No tenían el conocimiento y las herramientas para burcar la forma de aplazarla o readaptarla. El hecho de contar con alguien formado que esté, además, informado sobre la nueva normativa, ayuda.

Emprender en el mundo bodas en Vigo: ¿misión imposible?

¿Cómo se lleva la vida emprendiendo? 

La vida emprendiendo es como una montaña rusa. Un día parece que estás arriba y todo va a ir genial, y al día siguiente parece que todo se hunde y tendrás que cerrar. Mi experiencia me dice que emprender no es algo para todo el mundo, pero es aprender a gestionar la incertidumbre, a saber que lo bonito e ideal que parece ser independiente tiene sus dificultades, pero que también lo negro que parece el mundo autónomo tiene sus matices. Es mucho de no dejar de remar, tener cintura para sortear todos los imprevistos que se te ponen delante y saber sacar la parte positiva y el aprendizaje de todo lo que te vayas encontrando.

¿Qué le dirías a quien, como tú, está planteándose emprender?

Antes te decía que hay gente que tiene clarísimo que lo suyo no es emprender. Pero hay un gran número de personas con ideas y dudas sobre si lanzarse a por ello. Yo les digo que atreverse es la única forma de solucionar esas dudas. Es cierto que puedes atreverte y que salga mal. Y de hecho, de los errores no se habla tanto como se debería. Cuando hacerlo nos aportaría mucho más aprendizaje y realidad que la parte bonita y de éxito que cuesta menos contar.

La vida está llena de oportunidades. ¿Qué sale mal? Pues has probado, te has quitado la espinita y seguro que en el camino has aprendido mucho de la experiencia. ¿Y si sale bien? Pues ahí estarás, haciendo realidad lo que sólo era una duda.

¿Hay algún acierto o error que puedas comentarnos de tu experiencia emprendiendo hasta ahora?

Mi principal error fue creer que todo iría mucho más rápido. Creía que con unos meses de trabajo sería suficiente para encaminar todo el proyecto. Pero no es así ni de lejos. Me costó lidiar con esa impaciencia que yo llevo de serie, con la realidad de emprender, que requiere mucha paciencia y perseverancia. Un consejo que puedo aportar es que si apuestas por emprender debes planificar a años vista y trabajar duro.

¿Cómo te gustaría ver a Helte Design dentro de unos años?

Siendo ya un equipo. Poder incorporar a un grupo de personas que nos permita llevar diferentes proyectos a la vez. Unir en Helte esa parte de organización de bodas con la de asesoría de comunicación, compaginando ambas tareas y, quién sabe, quizá siendo un referente en la organización de eventos en Galicia. ¿Por qué no?

Helena pasa nuestro test vigués

Fieles a nuestra tradición indiscutible en toda entrevista emprendedora, no podíamos dejar ir a nuestra organizadora de bodas sin antes conocer todos sus favoritos vigueses. Como ya hicimos con Patricia de diecisietecosas o con nuestras asesoras de imagen, Patri y Yael, hemos sometido a Helena a nuestro test vigués. ¿Será más de Sireno o Dinoseto? ¿Amará o renegará de Samil?

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